الفواتير والمدفوعات
إنشاء الفواتير وتسجيل المدفوعات وتتبع الأرصدة المتأخرة وإنشاء فواتير PDF احترافية في فُلّة هيلث. تعرّف على سير عمل الفوترة الكامل من إنشاء الفاتورة إلى تسوية المدفوعات.
نظرة عامة
يتضمن فُلّة هيلث نظام فوترة ومدفوعات متكاملًا يتيح لك إنشاء فواتير لزيارات المرضى والخدمات، وتسجيل المدفوعات، وتتبع الأرصدة المستحقة. كل فاتورة مرتبطة بمريض وتتبع سير عمل واضح من الإنشاء إلى الدفع.
يدعم نظام الفوترة طرق دفع متعددة والمدفوعات الجزئية والتتبع التلقائي للحالة. يمكن لفريقك تصفية الفواتير حسب الحالة لتحديد الأرصدة المتأخرة بسرعة ومتابعة الحسابات غير المسددة.
ترقيم تلقائي للفواتير
يتم إنشاء أرقام الفواتير تلقائيًا بتنسيق INV-YYYY-XXX ولا يمكن تغييرها. هذا يضمن نظام ترقيم متسلسل ومتسق لسجلات عيادتك المالية.
صلاحيات الوصول
معظم موظفي العيادة يحتاجون مستوى معيناً من الوصول إلى الفواتير لأداء عملهم اليومي. المستوى الدقيق يعتمد على الدور:
- المسؤول (Admin) — وصول كامل. يمكنه عرض وإنشاء وتعديل وإلغاء وحذف (المسودات فقط) أي فاتورة. يسجّل المدفوعات ويدير جميع عمليات الفوترة.
- الموظف المالي — قراءة وكتابة. يعرض جميع الفواتير ويُنشئ فواتير جديدة ويعدّل المسودات ويسجّل المدفوعات.
- موظف الاستقبال — قراءة وكتابة. يُنشئ الفواتير عند تسجيل وصول المريض ويسجّل المدفوعات عند المغادرة.
- الممرض/ة — قراءة وكتابة. يعرض الفواتير ويُحدّثها لدعم انسياب عمل المرضى في الاستقبال.
- الصيدلي — يقرأ الفواتير ويُحدّث أسعار بنود الأدوية (في عملية الصرف). لا يمكنه تعديل رأس الفاتورة نفسه.
- فني المختبر — يقرأ الفواتير ويُحدّث أسعار بنود الفحوصات (عند تسجيل النتيجة). لا يمكنه تعديل رأس الفاتورة نفسه.
- الطبيب — لا وصول للفواتير. الأدوار السريرية لا ترى الأمور المالية أبداً — هذا مقصود، ليبقى قرار الفوترة مستقلاً عن القرار السريري.
لماذا يُستثنى الأطباء
لا يظهر الأطباء في هذه القائمة عن قصد. الرعاية السريرية والفوترة مفصولتان في جانبين منفصلين من العيادة، لكي يركّز الطبيب على المريض وتتولى فِرَق الفوترة الجانب المالي.
كيف يتم إنشاء الفواتير تلقائياً
معظم الفواتير في فلاح هيلث يتم إنشاؤها لك تلقائياً — لا تحتاج إلى البدء من الصفر. في اللحظة التي يقوم فيها الطبيب أو موظف الاستقبال بإنشاء موعد جديد، يفتح النظام مسودة فاتورة لتلك الزيارة ويضيف رسوم الكشف. ومع استمرار الزيارة، يمكن أن تضيف الوصفات الطبية والفحوصات المخبرية بنوداً خاصة بها إلى نفس الفاتورة.
ما يظهر في الفاتورة يعتمد على من يعمل في عيادتك. إذا لم يكن في عيادتك صيدلي، فلن تظهر تكاليف الأدوية في الفاتورة أبداً — يدفع المرضى للصيدلية الخارجية مباشرة. وإذا لم يكن في عيادتك فني مختبر، فلن تظهر تكاليف الفحوصات أيضاً — يدفع المرضى للمختبر الخارجي مباشرة. بهذه الطريقة، أنت تفوتر فقط على الخدمات التي تقدمها عيادتك فعلياً.
ماذا يُضاف ومتى
رسوم الكشف — تُضاف دائماً
في لحظة إنشاء الموعد، تُفتح مسودة فاتورة مع رسوم الكشف المأخوذة من إعدادات عيادتك. هذا يحدث لكل موعد، بغض النظر عمّن يعمل في الفريق.
رسوم الأدوية — فقط إذا كان لديك صيدلي
عندما يكتب الطبيب وصفة طبية خلال الزيارة، تُضاف الأدوية وأسعارها إلى الفاتورة — لكن فقط إذا كان لدى عيادتك صيدلي واحد على الأقل من الموظفين النشطين. كل دواء يصبح بنداً مستقلاً في الفاتورة، بسعره من كتالوج الأدوية.
إذا لم يكن لديك صيدلي، تُحفظ الوصفة في سجل المريض كالمعتاد، لكن تكلفة الدواء لا تظهر في الفاتورة (يستلم المريض الوصفة من صيدلية خارجية ويدفع لها مباشرة).
رسوم الفحوصات — فقط إذا كان لديك فني مختبر
عند طلب فحص مخبري للزيارة، تُضاف تكلفة الفحص إلى الفاتورة — لكن فقط إذا كان لدى عيادتك فني مختبر واحد على الأقل من الموظفين النشطين. كل فحص يصبح بنداً مستقلاً، بسعره من كتالوج الفحوصات.
إذا لم يكن لديك فني مختبر، يُسجَّل الفحص ولكن لا تُضاف تكلفة مخبرية إلى الفاتورة (يُجرى المريض الفحص في مختبر خارجي ويدفع له مباشرة).
أمثلة من الواقع
مثال 1 — طبيب وحيد مع ممرضة
عيادتك تضم مسؤولاً وممرضة. كل موعد يولّد فاتورة تحتوي فقط على رسوم الكشف. الوصفات الطبية وطلبات الفحص تُحفظ في سجل المريض، لكن تكاليفها لا تظهر في الفواتير لأن الأدوية والفحوصات تتم خارج العيادة.
مثال 2 — إضافة صيدلي إلى الفريق
تقوم بتوظيف صيدلي وإضافته كمستخدم في الإعدادات ← المستخدمين. ابتداءً من تلك اللحظة، المواعيد الجديدة التي يكتب فيها الطبيب وصفة ستتضمن رسوم الأدوية في الفاتورة. الفواتير السابقة تبقى كما هي تماماً — فقط الزيارات المستقبلية تعكس الوضع الجديد.
مثال 3 — تغيير دور الصيدلي إلى فني مختبر
لاحقاً، تقوم بتغيير دور الصيدلي إلى فني مختبر (ربما تدرّب الموظف من جديد، أو تعيد هيكلة الفريق). من لحظة التغيير فصاعداً:
- الفواتير الجديدة ستتضمن رسوم الفحوصات المخبرية (لأن لديك الآن فني مختبر)
- الفواتير الجديدة ستتوقف عن تضمين رسوم الأدوية (لأنه لم يعد لديك صيدلي)
- كل الفواتير القديمة تبقى دون أي تغيير — كل زيارة فُوترت بشكل صحيح وفقاً للوضع في وقتها
لماذا توجد هذه القاعدة
يجب أن تعكس فواتيرك ما تقدّمه عيادتك فعلياً. إذا كانت الأدوية تُصرف من صيدلية خارجية، فمن الخطأ تحميل المريض ثمنها على فاتورة العيادة — سيدفع للصيدلية بشكل منفصل. بربط بنود الفاتورة بالفريق الموجود لديك، يحافظ النظام على نزاهة فواتيرك دون أن تضطر إلى تذكُّر حذف رسوم في كل مرة.
إنشاء فاتورة
اتبع هذه الخطوات لإنشاء فاتورة جديدة لمريض.
انتقل إلى صفحة الفواتير
افتح صفحة الفواتير من الشريط الجانبي واضغط على زر "فاتورة جديدة" في أعلى الصفحة. يفتح هذا نموذج إنشاء الفاتورة حيث تُدخل جميع تفاصيل الفاتورة.
اختر المريض
ابحث عن المريض بالاسم أو رقم الهاتف. يعرض النظام النتائج المطابقة أثناء الكتابة. اختر المريض الصحيح من نتائج البحث. ستُربط الفاتورة بملفه الشخصي.
أضف بنود الفاتورة
أضف الخدمات والعناصر المراد فوترتها. يمكنك الاختيار من كتالوج خدمات عيادتك أو إضافة بنود مخصصة. كل بند يمثل خدمة أو منتجًا مقدمًا للمريض.
اضغط "إضافة بند" لإضافة كل خدمة إلى الفاتورة. يمكنك إضافة أي عدد من البنود حسب الحاجة.
اضبط تفاصيل كل بند
لكل بند، املأ التفاصيل التالية:
- اسم الخدمة — اسم الخدمة أو المنتج (مثلًا: "استشارة عامة"، "تحليل دم CBC"، "أشعة تلفزيونية").
- الكمية — عدد وحدات هذه الخدمة المقدمة. الافتراضي هو 1.
- سعر الوحدة — سعر الوحدة الواحدة لهذه الخدمة.
- الإجمالي — يُحسب تلقائيًا بضرب الكمية في سعر الوحدة.
راجع المجاميع
يحسب النظام المجموع الفرعي والإجمالي تلقائيًا بناءً على بنود الفاتورة. راجع المبالغ للتأكد من دقتها قبل المتابعة.
حدد تاريخ الاستحقاق
حدد تاريخ استحقاق الدفع. هذا التاريخ يحدد متى تصبح الفاتورة متأخرة إذا لم يتم استلام الدفع. تحديد تاريخ استحقاق يساعد فريقك على تتبع مواعيد الدفع ومتابعة الأرصدة المستحقة.
أضف ملاحظات داخلية (اختياري)
أضف أي ملاحظات داخلية متعلقة بهذه الفاتورة. هذه الملاحظات لمرجعية فريقك فقط وغير مرئية على الفاتورة المطبوعة. مثلًا: "المريض طلب خطة تقسيط" أو "مطالبة التأمين قيد المعالجة."
أضف تفاصيل التأمين (اختياري)
إذا كان لدى المريض تغطية تأمينية، أدخل تفاصيل التأمين:
- اسم شركة التأمين — اسم شركة التأمين.
- رقم البوليصة — رقم بوليصة التأمين الخاصة بالمريض.
تُسجل هذه المعلومات على الفاتورة للمرجعية وتسوية الفوترة.
احفظ الفاتورة
اضغط حفظ لإنشاء الفاتورة. يُعيّن النظام رقم فاتورة بتنسيق INV-YYYY-XXX (مثلًا: INV-2025-042). تظهر الفاتورة فورًا في قائمة الفواتير وفي سجل فوترة المريض بحالة معلقة.
فاتورة
CLN1001-INV-0042
أحمد منصور
الرياض، السعودية
22 ديسمبر 2025
21 يناير 2026
تعديل فاتورة
لتعديل فاتورة بعد إنشائها، افتح قائمة الفواتير واضغط على قائمة الإجراءات ⋯ في الصف الذي تريد تغييره، ثم اختر تعديل. تنزلق لوحة جانبية تحتوي على نفس نموذج إنشاء الفواتير، مُعبّأة مسبقًا بالقيم الحالية — المريض وتاريخ الاستحقاق والبنود والضريبة والخصم والملاحظات. احفظ لتطبيق التغييرات أو أغلق اللوحة لتجاهلها؛ لن تفقد صفحة القائمة ولا موضع التمرير.
يمكنك تعديل الفاتورة في أي حالة باستثناء ملغاة. إذا كانت الفاتورة ملغاة بالفعل، أنشئ فاتورة جديدة بدلًا من تعديلها.
تُسجَّل التعديلات في سجل التدقيق
كل تعديل على الفاتورة يُسجَّل في سجل التدقيق المتوافق مع HIPAA، ويحفظ مَن غيّر ماذا ومتى. لا حاجة لإضافة ملاحظة يدوية — النظام يتذكر نيابة عنك.
سير عمل حالة الفاتورة
تنتقل كل فاتورة عبر سلسلة من الحالات التي تعكس تقدم الدفع. تتحدث هذه الحالات تلقائيًا بناءً على نشاط الدفع.
معلقة
تم إنشاء الفاتورة وهي في انتظار الدفع. هذه هي الحالة الافتراضية لكل فاتورة جديدة. لم يتم استلام أي دفعة بعد.
مدفوعة
تم استلام كامل مبلغ الفاتورة. تُعتبر الفاتورة مسددة. لا حاجة لأي إجراء دفع إضافي.
مدفوعة جزئيًا
تم استلام جزء من الدفع، لكن يبقى رصيد مستحق. تعرض الفاتورة كلًا من المبلغ المدفوع والرصيد المتبقي. يمكن تسجيل مدفوعات إضافية حتى تغطية المبلغ الكامل.
متأخرة
تجاوزت الفاتورة تاريخ استحقاقها ولم يتم استلام الدفع بالكامل. تُبرز الفواتير المتأخرة في قائمة الفواتير حتى يتمكن فريقك من إعطاء الأولوية للمتابعة.
ملغاة
تم إبطال الفاتورة. لا يمكن إعادة تفعيل الفواتير الملغاة أو حذفها. تبقى في النظام لأغراض التدقيق وحفظ السجلات.
الفواتير الملغاة دائمة
تبقى الفواتير الملغاة في النظام لأغراض التدقيق ولا يمكن حذفها. إذا تم إلغاء فاتورة عن طريق الخطأ، أنشئ فاتورة جديدة بدلًا من ذلك.
تسجيل المدفوعات
عندما يقوم مريض بالدفع، سجّل الدفعة مقابل الفاتورة المقابلة للحفاظ على دقة سجلاتك المالية.
افتح الفاتورة
انتقل إلى صفحة الفواتير واعثر على الفاتورة التي تريد تسجيل دفعة لها. يمكنك البحث برقم الفاتورة أو اسم المريض أو التصفية حسب الحالة.
اضغط تسجيل دفعة
افتح الفاتورة واضغط على زر "تسجيل دفعة". يفتح هذا نموذج الدفع.
أدخل مبلغ الدفع
أدخل المبلغ المستلم من المريض. يمكنك تسجيل دفعة جزئية إذا لم يدفع المريض المبلغ الكامل دفعة واحدة. يتتبع النظام الرصيد المتبقي تلقائيًا.
اختر طريقة الدفع
اختر كيف قام المريض بالدفع:
- نقدًا — الدفع بالعملة الورقية.
- بطاقة ائتمان/خصم — الدفع عبر جهاز البطاقات.
- تحويل بنكي — الدفع عبر تحويل مصرفي.
- تأمين — الدفع مغطى من شركة تأمين المريض.
- أخرى — أي طريقة دفع أخرى غير مذكورة أعلاه.
أضف ملاحظات الدفع (اختياري)
أضف أي ملاحظات حول الدفع للمرجعية الداخلية. مثلًا: "دفع بالتقسيط — 2 من 3" أو "مشاركة التأمين."
احفظ الدفعة
اضغط حفظ لتسجيل الدفعة. تتحدث حالة الفاتورة تلقائيًا:
- إذا تم دفع المبلغ الكامل، تتغير الحالة إلى مدفوعة.
- إذا تم دفع مبلغ جزئي، تتغير الحالة إلى مدفوعة جزئيًا ويُعرض الرصيد المتبقي.
الطباعة وتصدير PDF
يُنشئ فُلّة هيلث فواتير PDF احترافية تحمل العلامة التجارية لعيادتك.
كيفية طباعة فاتورة
- افتح أي فاتورة من قائمة الفواتير أو من سجل فوترة المريض.
- اضغط على أيقونة الطباعة (أو أيقونة التحميل) في ترويسة الفاتورة.
- يُنشئ النظام ملف PDF باستخدام العلامة التجارية لعيادتك — بما في ذلك شعارك واسم العيادة ومعلومات الاتصال.
- يُفتح مربع حوار الطباعة في المتصفح. اختر طابعتك واطبع.
يتضمن ملف PDF جميع تفاصيل الفاتورة: معلومات المريض وبنود الفاتورة بالكميات والأسعار والمجموع الفرعي والإجمالي وحالة الدفع والعلامة التجارية لعيادتك.
تتبع الفواتير المتأخرة
لتحديد الفواتير التي تحتاج متابعة، استخدم مرشح الحالة في صفحة الفواتير.
- انتقل إلى صفحة الفواتير من الشريط الجانبي.
- اضغط على قائمة التصفية المنسدلة واختر متأخرة.
- تعرض القائمة فقط الفواتير التي تجاوزت تاريخ استحقاقها ولم تُسدد بالكامل.
تُبرز الفواتير المتأخرة بصريًا حتى يتمكن فريقك من تحديدها بسرعة حتى بدون تطبيق المرشحات.
حدد تواريخ الاستحقاق لتتبع أفضل
حدد تواريخ استحقاق لتتبع مواعيد الدفع. تُبرز الفواتير المتأخرة لسهولة المتابعة. هذا مفيد بشكل خاص للعيادات التي تقدم ترتيبات دفع مؤجل.
نصائح وأفضل الممارسات
سجّل المدفوعات فورًا
سجّل المدفوعات فور استلامها. هذا يحافظ على دقة سجلاتك المالية ويمنع الالتباس حول الفواتير التي تم تسديدها.
استخدم الملاحظات الداخلية للسياق
أضف ملاحظات داخلية للفواتير عند وجود ترتيبات خاصة — مثل خطط التقسيط أو التأمين المعلق أو الخصومات. هذه الملاحظات غير مرئية في الفواتير المطبوعة لكنها تساعد فريق الفوترة على البقاء على اطلاع.